Encontrar a verdadeira raiz de um problema recorrente nos processos de uma empresa não é uma tarefa fácil. Por muitas vezes, os sintomas dos problemas são mais perceptíveis do que a causa central.
Quando eles são percebidos, fica nítido que as engrenagens da corporação não estão funcionando como deveriam.
É chegado o momento de investigar. Nesse processo, os 5 Porquês são de muita utilidade. Sejam empresas grandes ou pequenas, das mais variadas áreas, essa técnica pode ajudá-las a chegar à causa raiz de seus problemas.
Saiba agora o que é a técnica dos 5 Porquês e como aplicá-la para sanar, de uma vez por todas, os problemas de sua empresa. Acompanhe!
5 Porquês: que técnica é essa?
Em meados da década de 70, no Japão, Taiichi Ohno (considerado o principal criador do Sistema Toyota de Produção) criou a técnica dos 5 Porquês.
Sua busca pela qualidade total e eficiência em seus produtos o fizeram desenvolver uma técnica baseada em repetir a pergunta “Por quê?”. Isso era feito até se encontrar as verdadeiras causas do problema.
Algumas vezes, dependendo da complexidade do problema, poderão ser necessários mais que 5 porquês. Da mesma forma, pode-se chegar a uma causa raiz com um número menor de questionamentos.
Ou seja: perguntar 5 vezes não é uma regra!
Por que 5 Porquês?
Mesmo esclarecendo que nem sempre usaremos todos os 5 porquês, é interessante explicar por qual motivo Taiichi Ohno chegou ao número 5.
Na verdade, a explicação é bem simples. Após usar o método muitas vezes, Ohno chegou à conclusão que 5 era o número médio de vezes em que se chegava à causa raiz do problema.
Curiosidade sanada, vamos continuar…
Quer um exemplo?
Vamos usar um exemplo que o próprio Taiichi Ohno dá a respeito de uma máquina que parou de funcionar (Ohno, 1988):
- Por que a máquina parou? Houve uma sobrecarga e o fusível queimou.
- Por que houve uma sobrecarga? O rolamento não foi lubrificado como deveria.
- Por que não foi devidamente lubrificado? Porque a bomba lubrificadora não estava bombeando o suficiente.
- Por que a bomba não estava bombeando o suficiente? O eixo da bomba estava danificado e fazia barulho.
- Por que o eixo estava danificado? Porque não havia proteção e cavacos acumulavam-se na bomba.
Perceba que sem um questionamento incessante, a solução mais imediata talvez fosse a troca do fusível ou da bomba. Mas de nada adiantaria, pois a falha ocorreria novamente. Por isso a insistência em fazer perguntas até que a causa raiz seja identificada e eliminada.
Os 5 Porquês serve para qualquer tipo de problema?
Na verdade, essa técnica funciona muito bem para problemas adaptativos, que exigem soluções rápidas e apresentam causas diretas. Ela pode ser aplicada a qualquer momento, sem a exigência de análises estatísticas apuradas ou consultorias técnicas especializadas. Assim, o método pode ser conduzido pela própria equipe responsável, gerando resultados satisfatórios na solução do problema.
Como aplicar os 5 Porquês na sua empresa?
Para que essa técnica seja efetiva na resolução dos problemas de uma empresa, é importante que se reúna toda a equipe envolvida no processo. Quando a equipe está engajada, alinhada e focada, gera-se mais possibilidades de soluções.
Com o grupo formado e focado, é hora de iniciar o brainstorm e deixar as ideias fluírem.
Logo após a exposição do primeiro por que, cada membro do grupo deve se posicionar livremente, buscando respondê-lo. Ao chegar num consenso sobre a resposta, o grupo deve levantar novas indagações e respondê-las até que se encontre a causa raiz do problema.
Sejam cinco, sejam três, sejam oito porquês, não importa. A dinâmica só atingirá seu objetivo quando a causa central for identificada e forem definidas as medidas para sanar o problema.
Quais as vantagens de se fazer a dinâmica dos 5 Porquês?
Você deve estar com a resposta na ponta da língua: a vantagem está em solucionar o problema de forma definitiva. Mas será só isso mesmo? Como você pode ver, há outros benefícios:
- a técnica dos 5 Porquês é uma ferramenta eficaz e muito simples de ser aplicada;
- é prática, rápida e possui um baixo custo de implantação;
- promove participação e gera engajamento da equipe;
- faz o colaborador se sentir parte da solução e ser uma peça importante do processo.
Como entender o colaborador através da solução de um problema?
A liderança de uma equipe proporciona ao líder posicionar-se um degrau acima dos demais. Dessa forma, ele ocupa uma posição privilegiada de observação.
Ao instaurar uma dinâmica com a técnica dos 5 Porquês, abre-se um espaço para que o colaborador se posicione e mostre sua perspicácia em resolver problemas.
Para a Liderança, essa é uma das melhores oportunidades para se conhecer quem são, como pensam e agem seus colaboradores. Dessa maneira, um bom líder, além de engajar sua equipe, também vai se beneficiar colhendo informações sobre cada membro de sua equipe.
Acreditamos que esse seja um bom exemplo de Liderança Adaptativa. Afinal, o líder abre mão da centralização e dá espaço aos colaboradores, dividindo com eles a responsabilidade de resolver o problema. Saiba mais sobre o tema em “Liderança Adaptativa: você está preparado para ela?”.
Por que você ainda não testou essa técnica?
Agora você já está familiarizado com a técnica dos 5 Porquês, já entendeu sua essência e seus objetivos. Quando perceber que um problema está se instaurando em sua empresa, avalie a possibilidade de reunir sua equipe e perguntar os porquês.
Faça uso dessa ferramenta útil e eficaz. Ao final, perceberá o quanto ela poderá ajudá-lo a enxergar o motivo central do problema. Além disso, você estimula sua equipe, que se torna cada vez mais eficiente em gerar respostas e buscar soluções.